Uwe Brandenburg
Uwe Brandenburg là đối tác điều hành của Tổ chức tư vấn CHE, Berlin, Đức, E-mail: uwe.brandenburg@che-consult.de
Các nghiên cứu về quốc tế hóa thường tập trung vào sinh viên và giảng viên. Nhưng hãy thử tưởng tượng: Ai là người mà sinh viên quốc tế tìm gặp đầu tiên khi tới trường? Thường thì đó không phải là các giáo sư, cũng không phải là cán bộ của phòng hợp tác quốc tế; trong thực tế, là các nhân viên hành chính và lực lượng phục vụ như người gác cửa hoặc nhân viên trông coi trong ký túc xá. Trong quá trình học tập ở nước ngoài, sinh viên thường gặp gỡ trao đổi với các nhân viên hành chính hơn là với các giáo sư. Tuy vậy, phần lớn các chiến lược và các nghiên cứu thường bỏ qua đội ngũ này cũng như các yếu tố liên quan tới họ (trong bài này nhân viên hành chính được định nghĩa là những người không liên quan trực tiếp tới hoạt động nghiên cứu và giảng dạy). Thực trạng này đang dần dần thay đổi. Một ví dụ điển hình là nghiên cứu Erasmus Impact Study, công trình này xem xét vai trò của nhân viên hành chính trong hoạt động quốc tế hóa. Ở cấp độ chính sách, đội ngũ nhân viên hành chính cũng đang được quan tâm nhiều hơn. Nhóm nghiên cứu Bologna Follow Up Working Group trong một báo cáo gần đây đã nhấn mạnh sự cần thiết phải có những chính sách đặc biệt cho đội ngũ nhân viên hành chính trong các chương trình trao đổi nhân viên. Nếu chúng ta đồng ý với quan điểm này, thì việc đo lường hiệu quả của hoạt động quốc tế hoá đối với đội ngũ này sẽ trở nên rất quan trọng.
Trong một nghiên cứu có phạm vi khảo sát rộng có tên gọi InHoPe được khởi động từ năm 2014 và được tài trợ bởi Bộ Giáo dục và Nghiên cứu Liên bang Đức, chúng tôi đã chọn chủ đề này và phân tích mức độ quốc tế hóa của các nhân viên hành chính cũng như ảnh hưởng của họ đối với hoạt động quốc tế hóa trong các trường đại học ở Đức. Mục tiêu của nghiên cứu này nhằm đưa ra những đề xuất cho việc quản trị hiệu quả quá trình quốc tế hóa, trong đó tập trung vào tuyển dụng, cấu trúc và phát triển nhân viên.
Phân tích dữ liệu của 2 vòng thu thập đầu tiên cho thấy, nhóm này hình thành một nguồn lực thông tin quan trọng cho các trường đại học cũng như nền tảng văn hóa của trường. Bởi họ thường gắn bó với trường đại học nhiều hơn so với giới nghiên cứu. Hơn 40% những người trả lời khảo sát cho biết họ đã làm việc cho trường trên 20 năm; khoảng 3/4 có hợp đồng vô thời hạn. Kết quả cũng đồng thời cho thấy trong hơn một thập kỷ qua công việc thường ngày của nhân viên hành chính ngày càng mang tính quốc tế hóa nhiều hơn: 1/3 trả lời rằng họ có giao tiếp với giảng viên và sinh viên quốc tế mỗi tháng ít nhất một lần. Tuy vậy, có vẻ như phần lớn lực lượng này chưa được chuẩn bị phù hợp cho khía cạnh quốc tế của công việc: chỉ 1/3 đã từng ở nước ngoài trên 3 tháng. Như vậy, môi trường làm việc có vẻ như đang phát triển nhanh hơn sự phát triển của nhân viên lẫn quá trình tuyển chọn nhân viên.
Chúng tôi đã chọn chủ đề này và phân tích mức độ quốc tế hóa của các nhân viên hành chính cũng như ảnh hưởng của họ đối với hoạt động quốc tế hóa trong các trường đại học ở Đức
Nhân viên hành chính: một nguồn tiềm năng chưa được khai phá trong các hoạt động quốc tế hóa
Phần lớn nhân viên hành chính không chỉ thiếu kinh nghiệm quốc tế hóa, họ còn không có nhiều cơ hội cải thiện vấn đề này trong quá trình làm việc. 89% trả lời rằng chưa bao giờ tham gia vào các chương trình trao đổi cán bộ, 87% chưa bao giờ được học các khóa đào tạo về liên văn hóa (interculture), 60% chưa bao giờ học một khóa ngoại ngữ nào trong quá trình làm việc ở trường đại học. Thật sai lầm khi cho rằng họ không quan tâm tới những hoạt động này: 2/3 cho rằng họ rất muốn tham gia các chương trình đào tạo về liên văn hoá hoặc trao đổi cán bộ; 4/5 nói rằng họ muốn học thêm ngoại ngữ. Tất nhiên, có rất nhiều lý do giải thích tại sao họ không tham gia vào các hoạt động này, ví dụ như thiếu thời gian hoặc không có hình dung cụ thể về lợi ích của việc tham gia các hoạt động này. Nhân viên hành chính cũng thường bị thiếu thông tin về các hoạt động quốc tế hóa, đặc biệt là các chương trình trao đổi cán bộ và đào tạo liên văn hóa. Nghiên cứu cũng chỉ ra rằng việc tham gia này hoàn toàn không vô ích mà ngược lại, có thể đem đến hiệu quả rất lớn.
Những nhìn nhận đầu tiên về hiệu quả của quốc tế hóa đối với nhân viên hành chính
Chúng tôi cho rằng những kinh nghiệm có được trong hoạt động quốc tế có thể tác động lên mức độ quốc tế hóa của đội ngũ nhân viên hành chính ở ba khía cạnh: tính cách cá nhân; thái độ và năng lực; môi trường làm việc. Thứ nhất, tính cách cá nhân thay đổi theo hướng đáp ứng môi trường làm việc quốc tế hóa và liên văn hóa. Thứ hai, việc tham gia vào các hoạt động quốc tế sẽ ảnh hưởng đến thái độ của từng cá nhân, và như vậy tác động đến mức độ quốc tế hóa của trường đại học. Thứ ba, hai yếu tố đầu (tính cách cá nhân và thái độ) thay đổi sẽ tác động tích cực đến chính môi trường làm việc và công việc của nhân viên hành chính.
Mô hình bao gồm ba yếu tố (tính cách cá nhân, thái độ và năng lực, môi trường làm việc) dường như có tác dụng. Chúng tôi nhận ra sự tương quan giữa ba yếu tố này và dữ liệu cho thấy tính cách cá nhân tác động mạnh mẽ lên hai yếu tố còn lại.
Quốc tế hóa đội ngũ nhân viên hành chính thông qua việc tuyển dụng và phát triển nhân viên
Từ dữ liệu thu thập được chúng tôi đi đến kết luận rằng nói chung tuyển dụng nhân viên đã từng có kinh nghiệm quốc tế có tác động mạnh hơn tới mức độ quốc tế hóa so với phát triển năng lực của nhân viên thông qua các hoạt động quốc tế (như trao đổi cán bộ hay đào tạo liên văn hóa). Tuyển dụng là cách thức hợp lý để nâng cao mức độ quốc tế hoá đối với các vị trí quản lý cao cấp hoặc là nhân viên của văn phòng hợp tác quốc tế; trong khi phát triển đội ngũ sẽ hiệu quả hơn đối với nhân viên ở vị trí thấp hơn hoặc đối với cán bộ quản lý nhưng không phụ trách việc hợp tác quốc tế. Tuyển dụng nhân viên có vai trò quan trọng trong việc xây dựng nền tảng cho hoạt động quốc tế hóa trong bất kỳ trường đại học nào. Cần có những tiêu chí đúng để tuyển được đúng người. Hơn nữa, quốc tế hóa tác động mạnh đến tư duy, tuy tác động đó với từng người là khác nhau. Hoạt động quốc tế là cần thiết với những người trước đây chưa có kinh nghiệm quốc tế hoặc ở vị trí quản lý thấp. Về bản chất, cả tuyển dụng và phát triển nhân viên đều cần thiết và có thể bổ sung cho nhau.
Chúng ta học được gì để áp dụng vào thực tế?
Chúng ta cần cải thiện các biện pháp và quy trình để tuyển dụng được nhân viên hành chính có mức độ quốc tế hóa cao.
Trước hết về góc độ phát triển nhân viên, nhiều người muốn tham gia vào các hoạt động quốc tế hóa nhưng họ thiếu thông tin về cách thức vận hành của hoạt động này. Vì vậy thông tin là điều chính yếu. Cũng nhiều người nêu lý do thiếu thời gian. Quốc tế hóa không thể “đứng trên đầu mọi hoạt động khác”. Nó cần được tích hợp vào chiến lược phát triển nhân viên cũng như trong các hoạt động thường nhật, ví dụ bố trí các chương trình làm việc ở nước ngoài vào lịch họp tổng kết năm giữa đội ngũ quản lý và nhân viên, hay là bổ sung những chương trình đào tạo cán bộ, cũng như điều khoản về làm việc ở nước ngoài vào hợp đồng lao động. Các hoạt động quốc tế dành cho nhân viên hành chính (như các khóa học về ngoại ngữ hoặc liên văn hóa, các chương trình làm việc ở nước ngoài hay tuần lễ nhân viên ở nước ngoài) cần được tích hợp một cách hệ thống và có chủ đích vào trong chương trình phát triển nhân viên. Các trường đại học cần xây dựng các chương trình đào tạo của họ dành cho nhân viên hành chính trên cơ sở kiến thức, kinh nghiệm của họ trước đó. Những hoạt độnng như chương trình trao đổi cán bộ cần được thiết kế riêng cho đội ngũ nhân viên hành chính. Chúng ta cũng cần cho phép và khuyến khích những sáng kiến khởi phát từ nhân viên cấp dưới để nâng cao kỹ năng của họ.
Để thực hiện những điều này cần một hệ thống quản lý nguồn nhân lực nhất quán, ví dụ hệ thống theo dõi các hoạt động quốc tế dành cho nhân viên hành chính nhằm nâng cao năng lực học tập của tổ chức và kết hợp nhiều hoạt động quốc tế trong một chương trình được thiết kế tổng thể. Chương trình Sprint tại Đại học kỹ thuật Dresden bao gồm các khóa học ngoại ngữ, các khóa học liên văn hóa và các chương trình trao đổi cán bộ nước ngoài, là một ví dụ điển hình.
Trong bối cảnh quốc tế hóa ngày nay vai trò của đội ngũ nhân viên hành chính ngày càng trở nên quan trọng. Chất lượng công việc của họ có thể được cải thiện đáng kể nếu tổ chức giáo dục áp dụng phương pháp tuyển dụng phù hợp cũng như có định hướng phát triển nguồn nhân lực.