Đào tạo nhân viên hành chính-quản trị trở thành nhân tố quan trọng trong quốc tế hóa giáo dục đại học 

 

Fiona Hunter là Phó Giám đốc của Trung tâm Nghiên cứu Quốc tế về Giáo dục Đại học, Universit à del SacroCuore, Milan, Italy. E-mail: fionajanehunter@gmail.com.

Các định nghĩa về quốc tế hoá trong vòng 25 năm qua thường loại trừ hoặc chỉ tham chiếu mờ nhạt tới chức năng hành chính-quản trị. Tuy nhiên, trong những định nghĩa ủng hộ cách tiếp cận toàn diện gần đây có sự tham khảo ngày càng rõ rệt tới các chức năng hỗ trợ trong bối cảnh trường đại học, nhưng vai trò của nhân viên hành chính-quản trị cũng ít khi được đề cập tới. Rộng hơn, xu hướng này cũng được phản ánh trong thực tiễn của quốc tế hóa, ở đó, mặc dù luôn có sự tham gia của lực lượng hành chính-quản trị, nhưng trọng tâm chủ yếu vẫn nhằm vào các hoạt động học thuật, nghĩa là vào sinh viên và giảng viên.

Thường làm việc ở phía sau, đôi khi như những diễn viên vô hình, nhưng đội ngũ nhân viên hành chính-quản trị vẫn được kỳ vọng thích ứng với nhu cầu thay đổi của trường và cung cấp dịch vụ ở các cấp độ cần thiết, dù được đào tạo phù hợp hay không. Dự án Erasmus+ về Sự thay đổi có tính hệ thống của đại học theo hướng quốc tế hóa (SUCTI), mong muốn góp phần giải quyết vấn đề này bằng cách công nhận vai trò cơ bản của lực lượng này, và làm cho họ trở thành những người tham gia tích cực trong quá trình quốc tế hóa tại các cơ sở giáo dục thông qua việc cung cấp các khóa đào tạo chuyên dụng.

Để hiểu rõ hơn về nhu cầu và bối cảnh làm việc của họ, nhóm dự án SUCTI đã tiến hành hai phần khảo sát, gồm một bảng câu hỏi đối với các trưởng phòng Hợp tác quốc tế tại các trường đại học trong khu vực giáo dục đại học châu Âu và phỏng vấn một loạt nhân viên các bộ phận hành chính-quản trị (từ cấp thấp đến cấp cao) trong sáu trường cùng liên danh trong dự án. Những phát hiện chính sẽ định hướng xây dựng kế hoạch đào tạo được thực hiện trong khuôn khổ dự án, ngoài ra cũng liên đới rộng hơn với công tác quản trị quốc tế hóa.

Xây dựng tinh thần gắn bó

Đúng như dự kiến, những trường đại học đã được khảo sát đều thừa nhận quốc tế hóa ngày càng trở nên quan trọng hoặc thậm chí cần thiết cho sự phát triển của họ, và đa số tuyên bố rằng đã có kế hoạch chiến lược. Đương nhiên, các chiến lược này được đưa ra dưới nhiều hình thức và mức độ hiệu quả, và việc có một kế hoạch chiến lược không phải lúc nào cũng có nghĩa là nó được thể hiện trong chính sách của trường và trong hoạt động hàng ngày. Nghiên cứu này cho thấy, những trường có cách tiếp cận toàn diện với quá trình quốc tế hóa thường cũng tìm cách xây dựng hiểu biết chung và ý thức cam kết đối với quốc tế hóa. Mặt khác, những tiến trình yếu hơn có xu hướng phân chia cộng đồng hành chính-quản trị thành hai nhóm – nhóm thứ nhất gồm những người tin tưởng và gắn bó với quốc tế hóa, nhóm kia là những người tách biệt và thờ ơ, có hiểu biết hạn chế, hoặc phản đối việc tham gia vào hoạt động quốc tế hóa.

Cam kết quốc tế hóa đòi hỏi một tiến trình chiến lược được cân nhắc cẩn thận khi xét tới sự phát triển của toàn bộ tổ chức. Điều này hiển nhiên hàm ý một quá trình thay đổi dài hạn, và các nghiên cứu chỉ ra rằng trường đại học nào càng cởi mở và chú trọng tới tương lai, thì càng sẵn sàng tiến hành các thay đổi trong tổ chức như một phần thiết yếu của chiến lược quốc tế hóa.

Chuyển đổi vai trò

Ngoài ra, cách tiếp cận toàn diện hơn chắc chắn dẫn đến sự gia tăng số lượng và phạm vi hoạt động quốc tế và điều này đòi hỏi sự tham gia của một cộng đồng hành chính-quản trị chuyên nghiệp hơn. Những trường đại học ý thức được nhu cầu này sẽ thay đổi cách nhìn truyền thống về lực lượng hành chính-quản trị; trong tiến trình quốc tế hóa đội ngũ nhân viên hành chính-quản trị đóng vai trò quyết định như những đối tác bình đẳng. Tiếp cận với quốc tế hóa theo cách ngắn hạn, mang tính đối phó tình thế, thường bị động trước những áp lực bên ngoài do không có kế hoạch từ trước, dẫn đến sự thất vọng, căng thẳng, quá tải, và cảm giác bất cập cho những người trực tiếp đối mặt với những vấn đề thực tế.

Trên thực tế, đào tạo quốc tế hóa thường được hiểu như là tham gia vào các khóa học tiếng Anh.

Những nhân viên hành chính-quản trị được phỏng vấn nhấn mạnh rằng, khi thực hiện các hoạt động quốc tế họ phải đối mặt với nhiều thách thức thuộc về cơ cấu và thực tiễn của trường, mà không mang tính hỗ trợ cho nhu cầu quốc tế hóa. Thường được nói đến nhiều nhất là những thách thức điển hình về mặt tổ chức: sự điều phối, truyền thông, và tính quan liêu quá mức. Thiếu sự liên kết mục tiêu giữa quản lý cấp cao với các khoa/trường và không có một khung chính sách thuận lợi cho chiến lược quốc tế hóa dẫn đến sự căng thẳng và thông tin không rõ ràng giữa các bộ phận hành chính-quản trị khác nhau, và giữa cộng đồng hành chính-quản trị với cộng đồng học thuật. Những người được phỏng vấn cũng nhấn mạnh rằng bản thân họ không được chuẩn bị đầy đủ để đảm đương những vai trò mới thường thay đổi một cách nhanh chóng.

Ba kỹ năng chính

Dù đang ở những giai đoạn phát triển quốc tế hóa hoặc có truyền thống quản trị chiến lược khác nhau, các trường này đều có sự đồng thuận chung rằng năng lực hành chính-quản trị hiện tại chưa đạt yêu cầu để cung cấp các dịch vụ chất lượng cao, và cần được cải tiến ở mọi nơi. Báo cáo nghiên cứu nêu bật nhiều hoạt động đào tạo chung trong các trường, nhưng thông thường, lại có rất ít nội dung cụ thể về quốc tế hoá cho nhân viên hành chính-quản trị. Các khóa đào tạo, dù liên quan hay không với chiến lược quốc tế hóa, hiếm khi được đưa ra một cách có hệ thống, đáp ứng nhu cầu quản trị cụ thể, hoặc được chính thức công nhận là có giá trị trong thăng tiến nghề nghiệp. 

Trên thực tế, đào tạo quốc tế hóa thường được hiểu như là tham gia vào các khóa học tiếng Anh, và mặc dù đây thực sự là một trong những kỹ năng quan trọng mà nhân viên hành chính-quản trị cần có, như báo cáo nghiên cứu đã nêu rõ, nhưng chỉ riêng kỹ năng này vẫn chưa đủ. Nghiên cứu cũng chỉ ra rằng nhân viên cần phải giao tiếp được trong một môi trường đa văn hóa và có sự hiểu biết về quốc tế hóa. Đáng ngạc nhiên (hoặc không) là, nhiều người bày tỏ sự thiếu hiểu biết về chiến lược quốc tế hóa của trường mình, nhấn mạnh rằng cần truyền thông nội bộ sao cho hiệu quả để mọi người đều cảm thấy mình là một phần của sáng kiến.Thật vậy, nhiều nhân viên chỉ ra rằng đào tạo không chỉ là cung cấp kiến thức và kỹ năng thích hợp, mà còn để xây dựng tinh thần đồng đội và cam kết chung.

Quốc tế hóa là một đòn bẩy thúc đẩy sự thay đổi

Nghiên cứu đã nhấn mạnh tính thuyết phục của các dự án SUCTI rằng cách tiếp cận chiến lược với quốc tế hóa nhìn nhận nhân viên hành chính-quản trị như các đối tác bình đẳng và chủ động dựa vào sự tham gia của họ. Cung cấp những khóa đào tạo phù hợp với chiến lược không chỉ mang lại cho nhân viên hành chính-quản trị những kỹ năng và năng lực thích hợp để hỗ trợ cho kế hoạch quốc tế hóa, mà còn xây dựng được trong họ sự tin tưởng và cam kết tham gia tích cực vào quá trình phát triển và đem lại những dịch vụ chất lượng cao.

Báo cáo còn nhấn mạnh sự tin tưởng rằng quốc tế hóa cũng là những thay đổi thể chế và các cá nhân cũng như tổ chức cần sẵn sàng học hỏi những thực tiễn mới. Nghiên cứu phát hiện ra rằng trong các tổ chức xuất hiện bầu không khí hạnh phúc hơn khi hoạt động quốc tế hóa được quy hoạch và thực hiện cẩn thận, các quyết định được truyền thông một cách hiệu quả, các cơ cấu và quy trình thích hợp được xác lập và nhân viên được đào tạo phù hợp để thực hiện nhiệm vụ được giao. Quốc tế hóa làm bộc lộ những điểm yếu của trường và bất kỳ trường đại học nào mong muốn nghiêm túc thực hiện quốc tế hóa cũng cần sẵn sàng nhìn nhận một cách trung thực và phản biện về phương thức vận hành truyền thống của mình và tiến hành những thay đổi cần thiết.